Les bonnes astuces pour un bon dossier de sponsoring   publié le 31/03/2014


Les bonnes astuces pour un bon dossier de sponsoring

A la recherche d’un ou plusieurs sponsors pour soutenir votre manifestation culturelle ou festival ? La première étape sera de préparer un bon dossier de sponsoring. Comment le rendre accrocheur et vous permettre de décrocher un ou plusieurs contrats ?

 Voici quelques conseils pour vous y aider.

Un dossier de mécénat ou de sponsoring doit être le plus clair et synthétique possible. Il doit susciter confiance et fournir les informations essentielles pour donner envie de rencontrer le porteur du projet. Certaines entreprises reçoivent de nombreusesdemandes de sponsoring par mois. Il se doit donc d’être soigné tant au niveau de la présentation que de la structure.

La présentation du dossier de sponsoring

Un dossier de sponsoring comporte au minimum cinq pages (sans compter les annexes), écrites de manière claire et synthétique et comportant généralement une couverture, un sommaire, un résumé, le développement du projet et des annexes. Si le dossier contient plus de 5 pages, pensez à faire un sommaire et un résumé de votre projet sur une page.  Pensez efficace ! Une présentation de qualité est importante mais inutile d'en faire trop.  Plus votre dossier sera clair et succinct, plus il aura une chance d’être parcouru. 

La structure du dossier de sponsoring

  1. La couverture

La  couverture doit reprendre le titre du projet et éventuellement un sous-titre explicatif si le titre semble trop vague,  les renseignements de base sur le projet (date et lieu de déroulement), une citation accrocheuse résumant l’esprit du projet,  les coordonnées du  ou des responsables ainsi que les visuels (logo, aperçu de la charte graphique, illustrations…).

      2. Le sommaire

Le sommaire n’est pas obligatoire, surtout si le dossier est très synthétique. Il peut cependant s’avérer d’une grande utilité au lecteur pour se repérer dans le cas d’un gros dossier.

      3. Le développement du projet

Cette partie doit renseigner de manière très explicite sur le porteur du projet, une présentation de son contenu, ses publics cibles, la campagne de communication prévue pour atteindre ces derniers, le budget, les différentes opportunités pour les partenaires et le contrat de sponsoring.

      3.1.  Présentation du porteur : QUI ?

Qui est le porteur ? La fiabilité de la structure associative ? privée ou publique ? porteuse du projet est le premier facteur déterminant  de la décision des partenaires / sponsors. Tous les atouts de celle-ci doivent alors être mis en avant : son historique, ses réalisations antérieures, ses expériences (selon son ancienneté) et éventuellement les membres qui la constituent.

       3.2.  Présentation du projet : QUOI ? OU ? QUAND ? COMMENT ? POURQUOI ?

Cette partie se doit de décrire le plus explicitement possible le projet en mettant en avant sa description (informations pratiques comme le lieu, la date, la durée...), son origine,son caractère, sa portée, ses objectifs, les différentes actions / activités proposées, les perspectives à venir… Elle répond à toutes les questions que les interlocuteurs pourraient se poser sur le projet : son contenu, son implantation géographique, la période de déroulement et les dates clés, le plan d’action…

       3.3.  Campagne de communication : POUR QUI ?

Avant de communiquer, il est primordiale de déterminer la / les cible(s) afin d’établir la stratégie de communication adéquate. Cette partie relate de manière concise le plan de communication de l’événement : diffusion, description (affiches, prospectus, spots tv ou radio, etc…) / quantité (nombre d’exemplaires etc..) / format / lieux de diffusions, cible visée, etc... 

Ce qui importe aux partenaires / sponsors c’est d’avoir la garantie que votre projet réussira, qu’il touchera le maximum de publics possibles ? en particulier ses cibles ?, et de s’assurer de leur visibilité tout au long de votre campagne de communication. Le plan de communication exposant le plan média et tous les supports à éditer servira d’éléments d’argumentation pour les attirer.

         3.4. Budget prévisionnel : COMBIEN ?

Le « budget prévisionnel » d’un projet est la prévision de toutes les recettes et dépenses liées au projet. Son élaboration se fait de manière générale en trois étapes :

-  L’établissement de la liste des dépenses (salaires, frais fixes et autres frais divers liés à l’événement...) et leur chiffrage (pour estimer les dépenses, il est recommandé de toujours se baser sur des devis pour être le plus approximatif possible).

- La classification de ces dépenses selon des rubriques (investissement, administration, ressources humaines, logistique et technique, artistique, communication, …)

-  La prévision et l’équilibre des ressources

Il faut identifier les ressources propres disponibles (subsides, aide en nature obtenue, recettes propres,...) et les partenaires potentiels. Toujours veiller à équilibrer les dépenses avec les recettes : total recettes = total dépenses. A noter que la part du sponsor recherché ne doit pas dépasser 10 à 20% du budget total. Attention, le budget doit être le plus réaliste possible.

          3.5.  Les opportunités et intérêts des partenaires / sponsors

C’est la partie la plus intéressante pour les entreprises partenaires. Il se doit donc d’être le plus clair, le plus inventif et attrayant possible.  Les objectifs, l’intérêt, les souhaits de retombées, les moyens financiers, les modes de décisions, la fonction du responsable sponsoring ou mécénat varient d’une entreprise à l’autre. Il s’agit donc de faire des propositions adaptables au plus grand nombre et laissant la porte ouverte à la discussion (proposition de formules modulables en fonction de l’interlocuteur). Le meilleur appât pour les partenaires et sponsors reste la garantie de leur visibilité. Le dossier de sponsoring doit mettre en avant les intérêts des « payeurs » : le rehaussement de leur image, la promotion de leurs produits / services, (présence de leur logos sur les différents supports de communications, leurs visuels sur les lieux de diffusions, stands…), leurs divers avantages et privilèges (invitations laissez-passer pour leurs employés / meilleurs clients)… Si le projet vise une couche particulière de la population (exemple : les jeunes de moins de 20 ans) et que le sponsor visé peut être intéressé par cette cible, rappelez succinctement pourquoi votre choix s’est porté sur cette catégorie de personnes. Attention, ne soyez pas prétentieux !

Il s’agit alors d’une part de définir les montants recherchés en sponsoring et d’autre part d’énumérer les différentes possibilités de retombées à offrir. Les propositions peuvent être adaptées en fonction des souhaits du sponsor.  

             3.6. Contrat

             4. Annexes ; catalogues, revue de presse, programme, documents promotionnels, photos...

La revue de presse sera courte mais efficace en reprenant les articles ayant trait à la précédente édition de l’évènement que vous prévoyez d’organiser, ou à votre association et au potentiel que renferme le domaine d’intervention qu’elle représente. Soyez original, trouvez un graphisme clair pour l’habillage de vos pages, un format original pour le dossier, une police sympa pour les titres, un papier différent…

             5. La lettre de demande de sponsoring

N'oubliez pas de joindre à votre dossier une lettre de demande de sponsoring personnalisée, exposant notamment les valeurs communes à votre projet et au partenaire démarché. N'hésitez pas à faire preuve d'imagination pour personnaliser au mieux cette lettre. Proposez selon les entreprises ciblées, un partenariat en nature, un partenariat financier ou des dons.Nous vous conseillons vivement d'écrire une lettre à la fois succincte, claire et avant tout personnalisée. Vous pouvez proposer des opérations spécifiques à une entreprise, en fonction de son activité ou de sa politique de communication

 Les petits trucs en plus

- Toujours choisir une entreprise en rapport avec votre domaine ;

- Préparer votre dossier longtemps à l'avance ! Les sommes en jeu sont souvent importantes, donc la décision demande du temps ;

- Utilisez des formules directes pour tenir vos prospects en haleine, les formules négatives étant absolument à éviter ;

-  Evitez les textes trop long (trop d'informations tuent l'information) ;

-  Utilisez le présent; le conditionnel est à bannir, et le futur à éviter ;

-  Agrémentez votre plaquette de visuels (photos, schémas, etc.) soulignés par des légendes qui correspondent à vos arguments forts; en effet, l'œil du lecteur est toujours attiré par les légendes des visuels ;

-   Sachez également que les pages de droite sont les plus lues ;

-   Personnalisez le dossier, en fonction de chacun des sponsors ;

-   Inventez des moyens de communication originaux…

-   Mettez en avant la pérennité de votre projet si celui-ci a plusieurs années d’existence.

-   Si l'on vous dit que la somme est trop importante, demandez combien l'entreprise pourrait mettre et refaite un dossier en conséquence (mais prévenez dans ce cas qu'il y aura un autre sponsor) ;

-   Pour des contrats de sponsoring importants, n'hésitez pas à le faire relire par un avocat, même si vous êtes super content que l'entreprise dise oui, ne signez jamais tout de suite, prenez le temps de bien tout lire. Ce n'est pas de la méfiance, mais de la prudence et du professionnalisme !

-   Soyez honnêtes et directs : ni eux, ni vous, n’avez de temps à perdre. Si vous avez déjà signé avec un partenaire, n’allez pas voir son concurrent, c’est trop tard. Si quelque chose vous dérange ou si vous ne comprenez pas tout ce qu’on vous raconte, dites-le.

 

Très mal vu

-  Mettre vos références bancaires dans le dossier,

- Jouer trop le côté : « votre concurrent m’a proposé tant, combien me proposez-vous ? » Attention, c’est dangereux, vérifiez bien en amont que les propositions sont réellement comparables,

-  Le harcèlement téléphonique,

-  Jouer au plus malin : vous avez à faire à de vrais professionnels en face de vous, certains prendront très mal un comportement suffisant ou prétentieux. Si le partenariat ne vous plaît pas, ne l’acceptez pas.

La prise de rendez-vous

Une fois le dossier constitué, nous vous conseillons de commencer à prendre les rendez-vous avec les décideurs.  Avant d’appeler, informez vous d’abord du décideur en matière de sponsoring (il s'agit généralement du Directeur de la Communication, du Directeur Marketing ou encore, le cas échéant, du Directeur Général).Ces derniers étant assez occupés, n'hésitez pas à rappeler. Ne laissez surtout pas de message, car c'est vous qui êtes demandeurs, et il y a peu de chances que l'on vous rappelle ; rien ne vaut un contact direct.N'envoyer pas de dossier par courrier ou par mail car il pourrait finir directement dans la poubelle (budget communication limité, non-adéquation avec les attentes de l'entreprise, etc...).

Lors du rendez-vous

-  Préparez votre entretien, relisez le dossier, réfléchissez aux questions qu’on risque de vous poser ;

-  Soyez à l’heure, ou prévenez si vous avez du retard ;

-  N'hésitez pas à vous déplacer à deux, afin d'avoir un soutien moral, qui pourra également vous aider dans les négociations ;

-  Pendant l'entretien, présenter votre projet plus en détail, avec un support visuel (présentation powerpoint, vidéo, photos, etc.). Insistez avant tout sur votre motivation, et imaginez avec ce partenaire potentiel les opérations de communication personnalisées qu'il pourra effectuer.Bref, soyez percutants, motivés et efficaces !

-  Ne clôturez jamais un entretien sans avoir programmer au préalable une nouvelle date butoir (mise en place d'un deuxième entretien, remise d'informations complémentaires, date de réponse, etc.) ;

-  Habillez-vous correctement, sans forcément aller jusqu’au costume-cravate.

Votre entretien fait? Bravo, le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à croiser les doigts.

A noter..

Le CRAAM est disposé à vous donner des conseils pour monter votre dossier de sponsoring.

A noter que la Loi sur le mécénat d’entreprise à Madagascar travaillée entre 2011 et 2012 par un comité ad hoc(réflexionimpulsée par le projet de coopération franco-malgache Art Mada 2 qui a recruté le bureau d’études Madagascar Conseil International pour l’élaboration du projet de Loi) n’a pas encore été adoptée. Voir la déclaration des opérateurs de festivals et la déclarations des syndicats d’artiste sur le site du CRAAM.

 

Contacts :

+261 34 85 682 57

communication@craam.mg 

local CRAAM près de l’Institut Confucius à l’Université d’Antananarivo

ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h /

 

A lire sur le même sujet :

Les erreurs à éviter quand on rédige son dossier de sponsoring : www.pimpmy4l.fr

A télécharger en PDF

 

 



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